Home » Canale Tematico - ICT e Internet » Approfondimenti » Il vero problema è pianificare il sito - 7 regole ...

ICT e Internet

Il vero problema è pianificare il sito - 7 regole da seguire per non sbagliare

15.05.2008 Una volta fatto il sito, il lavoro non è finito, anzi è appena cominciato. Ne abbiamo già accennato più volte, durante le oltre 50 puntate di questo corso iniziato nel 2006... il problema vero, per quello che riguarda avere un sito non è tanto farlo, quanto tenerlo vivo.

Come spesso capita, occorre però fare un distinguo, affermando che esistono due tipi di siti. Quelli statici e quelli dinamici, quelli che non si evolvono più di tanto e quelli che ogni giorno (o ogni settimana) si modificano.
Le problematiche connesse sono ovviamente diverse. Parliamo oggi dei secondi, di quei siti che, per rispondere ad opportunità di mercato, devono aggiornarsi di frequente, diciamo almeno qualche volta l'anno.

In questo caso la parola chiave è organizzazione, pianificazione. Anzi le parole chiave sono 7.

1. Non fatevi prendere di sorpresa

E' fondamentale scoprire che il sito dovrà essere tenuto aggiornato quando si è ancora nella fase di progettazione.
E' complicatissimo decidere sui processi di aggiornamento quando un sito è già stato lanciato e ci si rende conto d'improvviso che questa pianta va innaffiata, concimata, curata. Tanto difficile da risultare a volte impossibile, con il risultato che il sito appassisce, i visitatori lo sentono come datato e fuori sincronia con la realtà. E ribaltano questa percezione sull'immagine dell'azienda.

2. Chi fa che cosa

Inevitabile definire prima di far partire il progetto chi sarà responsabile di quali parti del sito e di quali attività. A chi deve riportare, chi deve approvare. Si chiama organizzazione, come certo saprete, ed è l'unica strada per risolvere progetti complessi. Attribuire ruoli e responsabilità deve essere accompagnato da obiettivi: cosa ci si aspetta da quella persona, cosa ci si attende da quella sezione del sito.

3. Dare le risorse alle persone

Per poter svolgere un'attività, le persone devono avere le giuste risorse. La prima e più importante è il tempo. Se delegate ad una persona il compito di tenere aggiornata la sezione "news" dell'azienda, questa potrà farlo solo se avrà il tempo di farlo. Se è stracarica di altre incombenze e già va a casa tutte le sere alle dieci, state chiedendo una missione impossibile. Occorre avere un minimo di tempo per fare e ancora di più se è richiesto di pensare.

4. Dare potere alle persone, credere nel progetto

Se poi quel povero disgraziato non può lavorare da solo ma deve coinvolgere, magari su base molto irregolare altre persone - che quindi non sono coinvolte nel progetto, è importante che chi deve fare le cose abbia non solo il tempo ma anche un bastone. O meglio una carota.

Molto spesso ho visto fallire progetti perchè il "responsabile Internet" aveva bisogno della collaborazione dei colleghi. Magari solo per avere dei dati, informazioni, magari per realizzare un'intervista da pubblicare. Ma i colleghi - in buona fede, per mancanze di tempo; o in cattiva fede, perchè contrari al progetto o per motivi personali, adottavano tattiche dilatorie, non si facevano trovare, non collaboravano.
Se in questi casi vige la regola del "tanto non succede nulla", solo gli entusiasti, quelli che si divertono, quelli che ci credono collaboreranno. Mentre altre persone chiave, magari più senior e meno addentro all'importanza di Internet se ne infischieranno. Tanto loro hanno altre priorità, devono per esempio vendere. E se non collaborano al sito non gli succede nulla. E allora perchè perdere tempo per un'attività tanto marginale da non prevedere sanzioni in caso di omissione...?

5. Pianificare temporalmente, con uno scadenziario

Per non perdere di vista le cose, l'unica è definire un calendario, che pianifichi su date predefinite e poco flessibili le attività. Certo, è bello essere in un'azienda flessibile... ma se le scadenze possono slittare senza che nessuno si arrabbi, le scadenze slitteranno indefinitamente, visto che c'è sempre inevitabilmente qualcosa di più urgente, di più importante... in questo modo le cose non si fanno, e quello che poteva essere uno slittamento tollerabile diventa un blocco del processo, in un sito che si arena.
Definire dunque cosa va fatto ogni quanto. E far rispettare le scadenze.

6. Essere realisti sulla quantità

Come diceva mia nonna, spesso i bimbi ( e per estensione, gli inesperti) hanno gli occhi più grandi della pancia.
Quindi non pensare solo a cosa sarebbe bello fare ma anche a cosa si può fare. Di nuovo siamo nel campo dell'organizzazione: valutare le risorse a disposizione, le persone e il tempo a disposizione. Le loro capacità, le necessità di comprare lavoro all'esterno e il costo relativo. Per poi pianificare correttamente cosa fare con gli asset a disposizione.
Questo vale però anche per gli utenti.

La loro risorsa più scarsa è il tempo. Non hanno di certo tutto il giorno, tutti i giorni, per guardare le belle cose che abbiamo messo sul nostro sito. Se mettiamo troppa roba e la cambiamo troppo spesso, rischiamo di buttare via i soldi. A parte i quotidiani, sono pochi i siti che hanno davvero bisogno di pubblicare ingenti quantità di informazione tutti i giorni, o tutte le settimane.

Molto meglio dunque pubblicare poco ma buono. Meglio un sito aggiornato con frequenza mensile ma che, ogni volta che pubblica qualcosa, genera interesse e apprezzamento nei suoi lettori, che finiscono per attendere questo appuntamento (ma dato che la memoria degli uomini è spesso corta, meglio avvisarli con una breve e-mail...)

7. Il problema non è solo aggiungere, è anche togliere

Spesso non ci pensiamo, ma il senso di antichità di un sito è dato meno dalla mancanza di cose nuove che dalla presenza di cose vecchie. Importante quindi programmare un'attività di pulizia del sito e dei suoi contenuti, con qualcuno dotato della giusta competenza e della giusta autorità per decidere cosa è ormai sorpassato e va tolto, cosa può reggere ancora un po' e cosa non andrà toccato per anni.

Ricordiamoci sempre che il compito del nostro sito è, con tutta probabilità, di generare negli utenti un qualche tipo di azione che dia risultati favorevoli alla nostra azienda. Meglio dunque fare poco e bene che voler far troppo e fallire. Sopratutto, meglio fare le cose con organizzazione, pensandoci in anticipo e sviluppando un progetto che siamo sicuri di poter gestire senza che ci scappi di mano. Sopratutto perchè, anche se noi non li vediamo, i nostri utenti sono lì fuori. E ci osservano.

VENTURINI Roberto

Versione stampabile