Il libro unico del lavoro - Parte II

1. Premessa

2. La gestione del libro unico del lavoro

Gli elenchi riepilogativi mensili (art. 4)

1. A richiesta degli organi di vigilanza, in occasione di un accesso ispettivo, i datori di lavoro che impiegano oltre dieci lavoratori od operano con più sedi stabili di lavoro ed elaborano il libro unico del lavoro con uno dei sistemi di cui all'art. 1, comma 1, del presente decreto, devono esibire elenchi riepilogativi mensili del personale occupato e dei dati individuali relativi alle presenze, alle ferie e ai tempi di lavoro e di riposo, aggiornati all'ultimo periodo di registrazione sul libro unico del lavoro, anche suddivisi per ciascuna sede.
2. Il personale ispettivo ha facoltà di richiedere gli elenchi riepilogativi mensili relativi ai cinque anni che precedono l'inizio dell'accertamento, avendo cura di verificare, nel caso concreto, la materiale possibilità di realizzazione e di esibizione degli stessi da parte del datore di lavoro, del consulente del lavoro o della associazione di categoria di cui all'art. 1, comma 4, della legge 11 gennaio 1979, n. 12".

Parafrasando il dettato normativo, rileviamo che viene meno - in via generale - l'obbligo, posto sinora in capo al datore di lavoro (e di riflesso al suo eventuale consulente), della produzione del riepilogo mensile delle retribuzioni. In via residuale, tale documentazione deve ora essere prodotta solo ed esclusivamente da quei datori di lavoro che occupino più di dieci lavoratori ovvero che operino con più sedi stabili di lavoro, ed a fronte di specifica richiesta avanzata dagli organi di vigilanza nell'ambito di un accesso ispettivo.

I criteri di computo dei lavoratori e di individuazione del carattere di "stabilità" delle sedi di lavoro sono definiti al successivo articolo 5.

La sede "stabile" di lavoro ed il computo dei lavoratori (art. 5)

1. Ai fini della corretta applicazione delle disposizioni di cui agli articoli 3 e 4 del presente decreto si considera "sede stabile di lavoro" qualsiasi articolazione autonoma della impresa, stabilmente organizzata, che sia idonea ad espletare, in tutto o in parte, l'attività aziendale e risulti dotata degli strumenti necessari, anche con riguardo alla presenza di uffici amministrativi.
2. Ai fini del calcolo dei lavoratori di cui all'art. 39, comma 7, del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112 e all'art. 4 del presente decreto, si computano i lavoratori subordinati, a prescindere dall'effettivo orario di lavoro svolto, i collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo, che siano iscritti sul libro unico del lavoro e ancora in forza".

Per quanto riguarda la definizione di "sede stabile" di lavoro, di cui al comma 1, una dura critica arriva da parte sindacale (nello specifico, la CGIL): "la domanda verte sull'ultima parte della definizione, o meglio sulla sua natura accessoria o essenziale. In altre parole, la presenza di un ufficio amministrativo è fondamentale per configurare un luogo di lavoro come "sede stabile" e come tale tenuta, ai sensi dell'art. 5, comma 2, ad "esibire tempestivamente" il libro unico agli ispettori? Basta pensare ad un'impresa di pulizia o ad una mensa, dove possono lavorare molte persone ma dove difficilmente si troverà un "ufficio amministrativo" per rendersi conto dell'importanza della domanda, e dell'infinita serie di contenziosi che ne potranno scaturire, a discapito, ancora una volta, dell'efficacia dei controlli".

Premesso che il giudizio che complessivamente traspare dal documento pubblicato dalla CGIL in relazione alla staffetta libri paga e matricola/libro unico è quantomeno - per usare un eufemismo - dubbioso, è vero, tuttavia, che sarebbe opportuno, anche solo in via interpretativa, definire in maniera più precisa ed oggettiva il carattere della "stabilità" di una sede di lavoro.

Tentando un approccio assolutamente pragmatico, potrebbe rivelarsi utile a tal fine porre in correlazione il concetto di stabilità in tema di libro unico al concetto di stabilità espresso in altri ambiti. E mi riferisco, a mero titolo di esempio, alla presenza o meno di un'autonoma iscrizione della sede secondaria di lavoro presso l'INPS (o altri istituti di previdenza), o - alternativa praticabile a discrezione dal datore di lavoro - della relativa richiesta di accentramento contributivo avanzata nei confronti della direzione provinciale del lavoro competente per territorio; o, ancora, alla presenza o meno di una autonoma iscrizione della sede secondaria presso l'INAIL ai fini dell'assicurazione contro gli infortuni e le malattie professionali, ...

Nulla da aggiungere, invece, in relazione alla descrizione dei criteri di computo dei lavoratori ai fini dell'applicazione delle disposizioni in commento, se non che in materia di libro unico, contrariamente a quanto previsto in materia di computo dei lavoratori per altri fini, ciò che rileva è, finalmente, la "persona" del lavoratore, non già la quantità della sua prestazione (e ci riferiamo alle norme secondo cui, ad esempio, il lavoratore a tempo parziale viene computato non come unità, ma in misura pari alla proporzione tra il suo orario ridotto di lavoro e l'orario contrattuale standard del tempo pieno).

Obbligo di conservazione del libro unico del lavoro (art. 6)

1. Il datore di lavoro ha l'obbligo di conservare il libro unico del lavoro per la durata di cinque anni dalla data dell'ultima registrazione e di custodirlo nel rispetto del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, in materia di protezione dei dati personali.
2. L'obbligo di cui al comma 1 è esteso ai libri obbligatori in materia di lavoro dismessi in seguito all'entrata in vigore della semplificazione di cui all'art. 39 del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112 e alle disposizioni del presente decreto".
   

In base alla disposizione in oggetto, il datore di lavoro ovvero il consulente del lavoro, i professionisti autorizzati o i servizi delle associazioni di categoria hanno l'obbligo di conservare il libro unico del lavoro per un periodo di cinque anni dalla data dell'ultima registrazione, nonché di custodirlo nel pieno rispetto della normativa in materia di privacy.

Il secondo comma contiene una disposizione ben più rilevante dal punto di vista delle conseguenze: il termine di conservazione di cui al primo comma (pari a cinque anni) viene esteso anche ai libri paga e matricola dismessi (leggasi aboliti) ai sensi dell'art. 39, co. 10, lett. e), D.L. 112/2008.

Si tratta effettivamente di una importante modifica del termine di conservazione di questi ultimi, che la L. 153/1969 quantificava in dieci anni.

Confrontando la data in cui è intervenuta l'abrogazione - con effetto pieno - del libro matricola (il 18/08/2008, data di pubblicazione in Gazzetta Ufficiale del decreto 09/07/2008 di cui stiamo trattando) con il nuovo termine di conservazione pari a cinque anni, siamo certi che in data 19/08/2013 il libro matricola passerà a far parte della preistoria: qualcuno ne farà un falò liberatorio e propiziatorio, qualcuno lo passerà al tritacarte, qualcun altro, forse, lo incornicerà a futura memoria...

In relazione al libro paga, invece, sarà necessario qualche mese in più, considerato che, come prescritto all'articolo 7 (l'ultimo) del decreto attuativo, esso rimarrà in vigore, in via transitoria, sino alla fine del 2008.

Regime transitorio e disposizioni finali (art. 7)

1. Fino al periodo di paga relativo al mese di dicembre 2008 i datori di lavoro, in via transitoria, possono adempiere agli obblighi di istituzione e tenuta del libro unico del lavoro, secondo le disposizioni dettate dall'art. 39 del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112 e dal presente decreto, mediante la corretta e regolare tenuta del libro paga, nelle sue sezioni paga e presenze o del registro dei lavoranti e del libretto personale di controllo per i lavoranti a domicilio, debitamente compilati e aggiornati.
2. Dalla data di entrata in vigore del presente decreto le disposizioni normative ancora vigenti che fanno richiamo ai libri obbligatori di lavoro o ai libri di matricola e di paga, devono essere riferite al libro unico del lavoro, per quanto compatibile.
3. Il libro matricola e il registro d'impresa s'intendono immediatamente abrogati".

Ai sensi del comma 1, in via transitoria, a decorrere dal 18 agosto 2008 e fino al periodo di paga relativo al mese di dicembre 2008, i datori di lavoro possono adempiere agli obblighi sin qui commentati di istituzione e tenuta del libro unico del lavoro attraverso la corretta e regolare tenuta del libro paga nelle due sezioni di cui questo è composto, presenze e paga, secondo le previgenti disposizioni.

Se consideriamo che la compilazione mensile del libro unico deve avvenire, in relazione ai dati richiesti, entro il giorno 16 del mese successivo a quello cui la rilevazione si riferisce6, risulta ovvio comprendere che la prima compilazione del libro unico del lavoro dovrà avvenire necessariamente entro il prossimo 16 febbraio 2009 (in relazione alle presenze rilevate ed alle retribuzioni corrisposte nel mese di gennaio 2009).

Posto che numerose disposizioni normative afferenti, tra gli altri ed in particolare, i campi fiscale e previdenziale, rinviano agli aboliti libri paga e matricola, il comma 2 dell'art. 7 in commento stabilisce che tali richiami debbano essere ora riferiti, per quanto compatibili, al libro unico del lavoro.

Infine, il terzo ed ultimo comma dell'articolo 7 ribadisce in maniera esplicita - se mai la novità fosse sfuggita a qualche operatore - l'avvenuta abrogazione del libro matricola (e del registro d'impresa del settore agricolo).

Per i più scettici in merito alla immediata efficacia di quest'ultima disposizione è sufficiente riportare qui di seguito uno stralcio della Nota INAIL del 10/09/2008, in cui la direzione centrale rischi annuncia alle proprie strutture territoriali che "a decorrere dal 18 agosto 2008 le Sedi territoriali dell'Istituto non debbono più vidimare il libro matricola, in quanto abrogato".

Nella Nota INAIL 10/09/2008, in verità, si diceva qualcosa di più, ovverosia che "durante il periodo transitorio, le Sedi dell'Istituto provvedono, per tutte le aziende che ne facciano richiesta (comprese quelle di nuova istituzione), alla vidimazione del libro paga secondo le modalità di seguito specificate al paragrafo "LIBRO UNICO DEL LAVORO - MODALITÀ DI TENUTA"": in altri termini, l'INAIL sosteneva che fosse possibile proseguire, durante il periodo transitorio, ad utilizzare il libro paga (che doveva pertanto continuare ad essere vidimato dalla Sedi dell'Istituto) ma che, tuttavia, le modalità della tenuta di tale "vecchio" documento avrebbero dovuto essere quelle "nuove" previste per il libro unico, come descritte nel prosieguo della Nota.

Ovviamente, ciò non era possibile, considerato che le modalità di tenuta del libro unico non contemplano, in effetti, la possibilità della compilazione manuale.

Fortunatamente, la rettifica di tali indicazioni è stata pressoché immediata. Con Nota del 19/09/2008 della medesima direzione centrale rischi, infatti, l'Istituto "precisa che durante il periodo transitorio (dal 18 agosto 2008 al periodo di paga relativo al mese di dicembre 2008) i datori di lavoro che adempiono agli obblighi di istituzione e tenuta del libro unico del lavoro attraverso la tenuta del libro paga, nelle due sezioni paga e presenze, possono continuare a tenere detto libro anche in forma manuale, nel rispetto delle nuove disposizioni intervenute in materia di tenuta, conservazione ed esibizione".

Redazione MAP