La norma ISO 9001:2000: il corpo della norma - III parte

Nei contributi relativi all'approfondimento dello Standard ISO 9001:2000, che definisce i Sistemi di Gestione per la Qualità, si erano dapprima illustrati i capitoli da 0 a 3 (Generalità, Approccio per processi e Termini e definizioni) per passare ad uno studio puntuale del Capitolo 4 - che si intitola proprio Sistema di Gestione per la Qualità.
Di tale capitolo, l'attenzione si era focalizzata sul Punto Norma 4.1 - Requisiti generali.

4.2 Requisiti relativi alla documentazione

Proseguendo la sua analisi, si affronterà nel presente contributo il punto Norma dedicato ai Requisiti relativi alla documentazione, che, a sua volta, si suddivide in quattro sottopunti:

Requisiti relativi alla documentazione:

• 4.2.1   Generalità
• 4.2.2   Manuale della qualità
• 4.2.3   Tenuta sotto controllo dei documenti
• 4.2.4   Tenuta sotto controllo delle registrazioni

Il primo sottopunto, 4.2.1 - Generalità, ha lo scopo di definire, fin da subito, una serie di documenti che obbligatoriamente devono essere presenti nel Sistema di Gestione per la Qualità. 

Essi sono in primis la Politica per la Qualità e, discendenti da essa secondo la logica che permea i sistemi di gestione, gli obiettivi per la qualità che l'organizzazione intende fissare, nell'ottica del miglioramento continuo delle proprie prestazioni. Si ricorda che per i Sistemi di Gestione per la Qualità, le prestazioni sono da valutare nell'ottica della soddisfazione del cliente, che rappresenta il punto focale della Norma.

Un secondo elemento che viene richiesto esplicitamente concerne la stesura di un "Manuale della qualità" in azienda. Infine, viene richiesto esplicitamente che le procedure e le registrazioni riportate nello Standard siano presenti all'interno del sistema gestionale e, più in generale, che sia inserito ogni documento valutato come necessario per pianificare, attuare e controllare il sistema (ciclo di Deming - PDCA).

Il Manuale si pone come uno degli elementi principali dello Standard ISO 9001, tanto che il secondo sottoparagrafo, il 4.2.2 - Manuale della Qualità, gli è dedicato e specifica come questo particolare documento debba essere predisposto e periodicamente aggiornato.

I rimanenti due sottoparagrafi, il 4.2.3 e 4.2.4 concernono rispettivamente la Tenuta sotto controllo dei documenti e la Tenuta sotto controllo delle registrazioni.
Si sottolinea, e da ciò si comprende il motivi per cui sia maturata una scelta di divisione fra documenti e registrazioni, che queste ultime sono di documenti speciali e, vista la loro importanza si è optato per un paragrafo ad esse dedicato.
Per tenere sotto controllo i documenti, viene richiesto che sia stilata una procedura dedicata che deve necessariamente contenere le modalità di gestione dei documenti, dove per gestione si intende:

1. come vengono approvati i diversi documenti, prima di essere emessi;
2. come sono riesaminati ed eventualmente aggiornati e sottoposti, quindi, ad ulteriori approvazioni;
3. come viene identificata la revisione e, conseguentemente, come viene assicurato che i documenti obsoleti (non in ultima revisione) siano stati identificati ed archiviati;
4. come viene assicurato che i documenti provenienti dall'esterno siano chiaramente identificati e siano distribuiti in maniera idonea.

Per quanto concerne le registrazioni, la Norma sottolinea la loro principale funzione, ovvero di rappresentare un momento qualificante della fase di Check-Controllo del riesame, in quanto rappresentano l'evidenza di come è stato progettato e attuato il sistema.
Anche in questo caso la ISO 9000 richiede che venga predisposta una procedura per stabilire come le registrazioni debbano essere gestite a livello di redazione, identificazione, rintracciabilità, archiviazione e sostituzione.

Eventualmente si potrebbe pensare ad un'unica procedura che racchiuda sia la tematiche delle registrazioni che degli altri documenti, magari strutturando una sezione apposita dedicata alle registrazioni.

Infine, ed il concetto è valevole indipendentemente dalla tipologia di documento, è necessario che i documenti siano chiaramente leggibili ed identificabili.

Nel prossimo contributo verrà introdotto il Capitolo 5, dedicato alla Responsabilità della Direzione

Fonte: 

Norma UNI EN ISO 9001:2000, Sistemi di Gestione per la qualità, Dicembre 2000
Norma UNI EN ISO 9000:2000, Sistemi di Gestione per la qualità - Fondamenti e terminologia,  Dicembre 2000
R. BELTRAMO, Lezioni del corso di Sistemi di Gestione Integrati, Facoltà di Economia di Torino, AA 2007-2008.

Riccardo Beltramo e Stefano Duglio